В отличие от мини-гостиниц с небольшим количеством номеров и горничных, которым, как правило, достаточно 230 отчета (Задание на уборку) для планирования работ по уборке номеров, в крупных гостиницах простого списка на уборку не достаточно. Для гостиниц с выделенной службой эксплуатации номеров предусмотрена работа с документом "План работ", который позволяет:
- планировать и распределять задания на уборку между конкретными сотрудниками;
- отслеживать текущее состояние номерного фонда на предмет необходимости непредвиденных уборок;
- отслеживать затраты времени сотрудников и используемой номенклатуры.
План работ, как правило, формируется в начале каждого рабочего дня ответственным супервайзером и включает в себя список номеров с указанием работ, которые необходимо выполнить. Но прежде чем его создать, необходимо проверить ряд настроек.
1) Наиболее удобным для работы супервайзера является интерфейс Housekeeping – его можно выставить через конфигуратор в Администрирование – Пользователи на вкладке Прочее конкретного сотрудника. Все упомянутые ниже справочники открываются непосредственно из главного меню данного интерфейса. Далее в статье будут указаны пути нахождения справочников и регистров для интерфейса CompleteSetOfFunctions.
2) В настройках гостиницы на вкладке Константы 2 заполните статусы номеров и параметры службы горничных, например, как на рисунке:
Если не заполнить эти константы, то каждый раз при создании плана работ, эти параметры нужно будет указывать отдельно в настройках плана работ. Также рекомендуется создать отдел службы номерного фонда, указать его на вкладке "Константы 5" и указать в настройках каждого пользователя из этого отдела. Это облегчит подбор сотрудников при создании графика работы сотрудников и последующих планов работ.
3) Далее, если вы хотите отслеживать потребление номенклатуры и временные затраты сотрудников, необходимо заполнить соответствующие параметры в справочнике "Работы" ("Служба номеров" – "Справочники" – "Работы").
Вкладка "Параметры"
Флажки Это уборка после выезда, Это текущая уборка в занятом номере, Это уборка в свободном номере, Это уборка после ремонта необходимы для установки отборов в отчётах.
Флажок Выполнять для каждого гостя – работа, которая выполняется по количеству гостей в номере;
Флажок Используется фактическая регистрация работ – включите флажок, если в гостинице используются механизмы регистрации фактически выполненных работ данного вида:
- ручной ввод итогов выполненных работ в соответствующей форме;
- регистрация работ через АТС;
- регистрация работ через чат-бот.
Если флажок выключен, то при проведении документов План работ программа по числу запланированных работ для каждой горничной позволит распечатать отчет по количеству работ, выполненных горничной за период. По сути документ "Регистрация работы" будет создаваться при проведении сформированного и распределённого по сотрудникам плана работ.
Вкладка Нормативы работы
На данной вкладке можно указать нормативы работы в разрезе типа номера (или номера), по которым определяется стоимость работы.
Каждая строка таблицы содержит:
Гостиница – задайте, если данный норматив определён в конкретной гостинице;
Тип номера, Номер – задайте, если для разных типов номеров или конкретных номеров определены разные нормативы работы;
Норма в минутах – определяет время выполнения работы (по нормам) в минутах;
Площадь номера – задайте, если норма определена в минутах на площадь номера;
Стоимость – задайте стоимость работы, которая начисляется за выполнение данной работы персоналом.
Вкладка Нормативы потребления номенклатуры
На данной вкладке задаются нормы потребления номенклатуры при выполнении определенной работы в зависимости от номера или типа номера. Номенклатура – это отдельный справочник (Служба номеров – Справочники – Номенклатура) с перечнем расходных материалов, которые используются при выполнении работ.
Номенклатура – название расходного материала;
Количество в штуках, граммах или миллилитрах – норма использования расходного материала;
Флажки На каждого человека, На единицу площади – определяют как рассчитывать количество потребляемой номенклатуры при выполнении работы.
Когда все настройки выполнены, необходимо заполнить график рабочего времени сотрудников. Наличие заполненного графика рабочего времени позволит ускорить формирование плана работ, а точнее подбор сотрудников в план, так как при наличии заполненного графика рабочего времени в плане работ в подборе сотрудников достаточно нажать на кнопку "Заполнить", и в план попадут все сотрудники, которые считаются на смене согласно графику работы.
Зайдите в Служба номеров – График рабочего времени сотрудников. Нажмите на Добавить сотрудника в график и занесите в таблицу всех горничных из списка сотрудников. В ячейках по датам цифрами указывается количество рабочих часов в день. Если сотрудник выходной или на больничном, можно просто не заполнять продолжительность рабочего дня.
График рабочего времени следует заводить на каждый новый месяц. Пример заполнения:
Когда График работы сотрудников заполнен, можно приступить к созданию непосредственно Плана работ. План работ создается каждое утро на текущий день. Зайдите в Службу номеров – План работ. На верхней панели нажмите Добавить для создания нового Плана работ.
В открывшемся окне нужно заполнить список работ и назначить работы сотрудникам. Для этого необходимо последовательно нажать на кнопки «Заполнить» и «Назначить сотрудников».
По кнопке «Заполнить» табличная часть документа заполняется списком всех номеров гостиницы и для каждого номера программа, если нужно, указывает работу, которая в этом номере должна быть выполнена. Состав работ настраивается на закладке "Параметры" и заполняется автоматически из параметров карточки гостиницы (Константы 2).
Назначение сотрудников может быть выполнено двумя разными способами: автоматически и вручную. В обоих случаях программа по умолчанию заполнит таблицу доступных сотрудников в соответствии с Графиком работы сотрудников. Рекомендуемый способ назначения – Назначить работы сотрудникам выравнивая нагрузку. Этот алгоритм балансирует число работ по видам работ и типам номеров, т.е. он пытается так распределить работы, чтобы у всех горничных для, например, выездной уборки было бы назначено примерно одинаковое количество люксов, двухместных номеров и т.д.
В случае если автоматическое назначение сотрудников в плане необходимо откорректировать, то в строке с нужным номером в колонке "Сотрудник" необходимо просто сделать двойной клик и выбрать другого доступного сотрудника в списке.
План работ так же предоставляет возможность полностью "ручного" назначения работ сотрудникам.
Для этого в разделе "Назначить сотрудника" в плане работ есть пункт "Назначить работы сотрудникам вручную". При выборе данного пункта откроется окно, в котором в одной колонке будут перечислены все работы, которые необходимо сделать. Работа сотруднику назначается путём обычного перетаскивания работы из списка доступных в колонку определённого сотрудника.
Откроется окно, где можно перераспределять работы между сотрудниками простым перетаскиванием номеров между колонками сотрудников.
При назначении работ автоматически, выравнивая нагрузку, велик риск того, что маршрут горничных станет неоптимальным, что особенно критично для больших гостиниц. Чтобы избежать логистических проблем, используется привязка номеров и горничных к секциям номерного фонда и группам номерного фонда.
Группы номерного фонда можно создать в справочнике Номерной фонд, чаще всего они имеют смысл папок с разбитием номеров по этажам и/или корпусам. Но также дополнительно можно задать и привязку к Секциям номерного фонда, создаваемых по усмотрению пользователей. Секции номерного фонда создаются в одноименном справочнике и проставляются у каждого номера:
После того, как весь номерной фонд разделен на секции и/или группы, привязку нужно задатьв настройках горничных. Для этого откройте справочник Сотрудники и в карточках горничных проставьте соответствующие им участки работ: по секциям и/или группам номеров.
В последующем, перед заполнением списка работ, необходимо будет на вкладке Доступные сотрудники устанавливать галочку «Назначать сотрудников работам строго по указанным секциям или группам номерного фонда».
Если данный флаг выключен, то программа старается при назначении работ старается придерживаться секции, определённой за сотрудником, но возможны ситуации, когда будет назначена работа в номере из другой секции. Если флаг включен, то программа будет назначать в работу номера строго из привязанных в сотруднику секции или группе, но при этом возможны ситуации, когда ряду номеров автоматически не будет присвоен сотрудник на уборку номера и его нужно будет назначить вручную.
Когда все работы буду распределены, необходимо выдать сотрудникам их задания. Для этого на верхней панели нажмите на клавишу Печать и выберите один из пунктов.
Как правило, наиболее удобно использовать Печать по сотрудникам, так программа будет выводить на отдельном листе задания для каждого работника.
Разумеется, в течение дня могут происходить непредвиденные выезды гостей или могут, например, завершатся ремонты в номерах, после которых также требуется уборка. Чтобы обновить текущий план работ на день, можно нажать на кнопку «Проверить», которая добавляет в документ новые работы. Измененные строки документа подсвечиваются жирным шрифтом.
Задайте ответственного сотрудника любым удобным образом и вновь распечатайте задания по сотрудникам.
Подсчитать количество выполненных уборок и использованной номенклатуры, если вы заполняли в работах соответствующие поля, можно при помощи отчёта 310 "Обороты по работам персонала". Разумеется, потребление номенклатуры является ориентировочным значением, но и оно может показать порядок расходов на бытовую химию и других материалов для уборки.
