Процедура "Закрытие периода" используется для формирования реализации услуг по контрагентам и физическим лицам для целей бухгалтерского учета и учета взаиморасчетов с контрагентами. Закрытие периода можно производить вручную или автоматически с помощью регламентной процедуры.
При закрытии периода формируются документы "Акт", которые выгружаются в бухгалтерию.
Транзакции собираются по регистру "Текущая реализация услуг". Каждая транзакция (документ "Начисление") делает движение вида "Приход" в этом регистре. Когда вводится акт, то по регистру делается движение вида "Расход". Таким образом баланс по каждой транзакции стремится к нулю, что позволяет автоматически выявлять и подхватывать изменения в сумме или аналитике начислений.
Закрытие периода в автоматическом режиме.
Для корректного выполнения фонового задания требуется наличие сервера 1С: Предприятия.
Логика формирования актов задается в справочнике "Фирмы" (Взаиморасчеты - Справочники - Фирмы) на закладке "Учетная политика".
Ставка НДС %. Ссылается на справочник «Ставки НДС». Содержит ставку НДС по-умолчанию для платежей и начислений.
На "упрощенке". Если флажок включен, то в актах будет выведена область со словами "согласно п. 2 ст. 346.11 главы 26.2 ...".
Вид учетной политики фирмы:
По фактически оказанным услугам. Акт создается ежедневно на сумму оказанных услуг независимо от факта выезда гостя.
По услугам выехавших гостей. Акт создается в день выезда гостя. На группу может быть создано несколько актов по числу дат выезда.
По услугам полностью выехавших групп гостей. Акт создается в день выезда последнего гостя из группы. На группу создается один акт.
Тип бухгалтерского отчетного периода:
Месяц.
Квартал.
Полгода.
Год.
Нет.
Отчетный период используется для формирования реализации по незакрытым лицевым счетам для контроля взаиморасчетов бухгалтером. При выборе одного из периодов Месяц, Квартал, Полгода, Год, в последний день периода формируется реализация по незакрытым лицевым счетам. Например, если гость проживает в переходящем периоде, то на такого гостя будет сформировано два акта. Первый на последний день отчетного периода, второй по факту выезда гостя, т.е. при закрытии лицевого счета.
Если параметр не заполнен, и, если вид учетной политики фирмы установлен в "По услугам выехавших гостей" или в "По услугам полностью выехавших групп гостей" принимается равным месяцу.
Если выбран параметр "Нет", то процедура "Закрытие периода" формирует акты только по закрытым лицевым счетам. Не рекомендуется, если от стойки продают товары и услуги сторонним клиентам. Если администратор не поставит флаг "Закрыто" в лицевом счете, то акт не сформируется.
Рекомендовано использовать отчетный период Месяц.
Создавать один акт для всех групп гостей от контрагента/договора. Если флажок включен, то на всех гостей контрагента с текущей датой выезда будет создаваться один акт без разделения на гостей или группы. Тем не менее значение параметра "Вид учетной политики" учитывается, т.к. в общий акт по контрагенту будут включены только те группы, по которым выехали все гости, если выбран вариант "По услугам полностью выехавших групп гостей".
Создавать один акт для всех групп гостей от частных лиц. Если флажок включен, то те гости, которые оплачивали сами за себя на стойке будут объединены в один акт.
Ждать ввода номера путевок. При закрытии периода будут формироваться акты по путевочным услугам только при условии ввода в программу номеров путевок.
Использовать префикс фирмы при нумерации платежей. Если в карточке гостиницы задан префикс, он будет использован в платежах (не используется при закрытии периода).
Использовать префикс фирмы при нумерации счетов-требований. Если в карточке гостиницы задан префикс, он будет использован в счетах на оплату (не используется при закрытии периода).
Акты не изменяют балансы по лицевым счетам. Если в размещении указано, что плательщиком выступает заказчик со способом оплаты на расчетный счет, при формировании акта баланс лицевого счета будет равен нулю. По-умолчанию акт закрывает баланс по такому лицевому счету. При включении этого флага, акт не будет влиять на лицевой счет, т.е. баланс счета можно уменьшить только платежом.
Запускать процедуру закрытия периода автоматически. Если флажок включен, то настраивается фоновое задание, которое запускается автоматически. Если флажок выключен, то документ "Закрытие периода" необходимо будет вводить вручную.
Гостиница(ы), по которым закрывать период. Ссылается на справочник «Гостиницы». Указывается гостиница по которой будет закрываться период. Можно указать одну гостиницу или группу. Если реквизит не заполнен, то закрываться период будет по всем гостиницам.
Наименование задания закрытия периода. Отображается в консоли управления фоновыми заданиями.
Пользователь задания. Пользователь, от имени которого будет запускаться фоновое задание. Этот пользователь будет установлен автором документов "Закрытие периода" и сформированных закрытием "Актов". Как правило создается специальный фоновый пользователь для этой процедуры.
Кнопка "Установить расписание выполнения задания". Открывает настройку расписания фонового задания. Расписание задается автоматически, используется для корректировки.
Кнопка "Удалить фоновое задание закрытия периода". Удаляет фоновое задание, очищается флаг "Запускать процедуру закрытия периода автоматически".
UUID задания закрытия периода. Уникальный идентификатор фонового задания. Назначается автоматически.
Дата запрета редактирования. Бухгалтерские документы старше этой даты будут доступны только для просмотра, к таковым относятся: "Акт", "Платеж контрагента", "Платеж", "Возврат", "Счет", "Закрытие периода", "Закрытие кассовой смены", "Рапределение аванса контрагента", "Внесениие/Инкассация денег".
При выполнении настройки, каждую ночь, в 3:00 будет выполняться фоновое задание, которое выполняет процедуру "Закрытие периода". В результате выполнения процедуры будут сформированы акты по заданным критериям.
Закрытие периода в ручном режиме.
Процедуру "Закрытие периода" можно выполнять в ручном режиме, если нет возможности настроить в автоматическом режиме. Для этого нужно перейти в раздел "Еще" - "Закрытие периодов".
По нажатию кнопки "Добавить" добавляется новый документ "Закрытие периода":
Дата. По-умолчанию подставляется окончание предыдущих суток, 23:59:59. Процедура "закрывает" предыдущий день.
Гостиница. Ссылается на справочник «Гостиницы». Указывается гостиница, реализацию по которой необходимо сформировать. Если не указано, то будут собраны транзакции по всем гостиницам.
Фирма. Ссылается на справочник «Фирмы». Указывается по какой фирме отбирать начисления. Акты будут сформированы на указанную фирму.
Обрабатывать только закрытые лицевые счета. Если флажок включен, то в акты попадут только транзакции по лицевым счетам со статусом "Закрыт", т.е. по счетам выехавших гостей.
Создавать один акт для всех групп гостей от контрагента/договора. Если флажок включен, то все начисления одного контрагента будут собраны в один акт. Если флажок выключен, то программа будет создавать акты отдельно на каждую группу гостей.
Создавать один акт для всех групп гостей от частных лиц. Если включен, то начисления по лицевым счетам гостей, которые оплачены на стойке наличными, будут собраны в один акт. Если выключен, то акты будут формироваться в соответствии с учетной политикой, установленной в справочнике "Фирмы".
Разделять акты по НДС. Есть услуги подразделяются по ставке НДС, то будут сформированы разные акты на разную ставку НДС.
Закрывать фактическое оказание услуг. Если флажок включен, то при проведении документа, услуги запланированные к оказанию в регистре «Регистрация услуг» и у которых дата оказания меньше или равна дате закрытия периода, будут списаны. Используется в тех случаях, когда в гостинице принято,что не использованные услуги питания нельзя переносить с прошлых дней на текущий день.
Не формировать акты по физическим лица. Устанавливается, когда требуется формирование реализации только по контрагентам. Нужна при условии, что бухгалтер ведет учет кассовым методом. При ведении учета кассовым методом предполагается, что реализация по физическим лицам не будет загружаться из 1С: Отеля в БП. При подобном ведении учета, реализация на физические лица не формируется. На стороне 1С: Отеля настраивается секционный учет, и к каждому платежу привязывается конкретная секция, которая в свою очередь привязана к услугам. При загрузке кассовых смен из Отеля в БП формируется не приходно-кассовый ордер, а отчет о розничных продажах, в котором видно по мимо сумм оплат, еще и услуги. Другой причиной для установки этого флага может являться то, что некоторые бухгалтеры предпочитают отражать реализацию по физическим лицам один раз в месяц. Тогда на последний день отчетного периода сформируется один общий акт по физическим лицам.
Примечания. Комментарий к документу.
Автор. Ссылается на справочник «Сотрудники». Пользователь, который ввел операцию.
Данную процедуру необходимо делать каждую ночь после 00 часов.
Примечание. При необходимости переформировать акты по уже закрытому периоду перед перепроведением документа необходимо пометить на удаление все акты созданные этим закрытием. Если акты не удалять, то при перепроведения периода новые акты созданы не будут!