В конфигурации Отель для продажи и отражения фактической занятости объектов, не являющихся частью номерного фонда гостиницы, используется функционал Мероприятий. Он может быть применён для реализации, например: беседок, конференц-залов, любого прокатного оборудования, спа-процедур и т.д.
Создание и настройка Типов ресурсов
Тип ресурса – это справочник, каждый элемент которого объединяет ресурсы в единую группу. В справочнике задается начальная иерархия для доступных к бронированию ресурсов, элементы данного справочника позволяют объединять между собой несколько Ресурсов по назначению и месту нахождения, в том числе для отчетности.
Справочник расположен в подсистеме Мероприятия/Типы ресурсов.
Для добавления типа ресурса нажмите Создать в верхнем меню.
В карточке типа ресурса заполните параметры:
- Код – это краткое буквенное или числовое наименование. Можно использовать комбинированный код, допустим, в гостинице 3 типа сауны – на 4, на 6 и 10 человек. Код может содержать название типа ресурса и вместимость – САУ4, САУ6, САУ10. Максимальное количество доступных символов для заполнения равно 5.
- Наименование – рекомендуется заполнять полное наименование типа ресурса. В наименование дублируется код в момент записи элемента.
- Порядок сортировки заполняется с шагом в 10 единиц между элементами. Такой шаг позволяет добавить новый тип ресурса при необходимости между двух типов. Если иерархия в справочнике более сложная, т.е. вы создаете родительские папки, то рекомендуется между папками оставлять шаг в 100 единиц и далее наполнять папки элементами с шагом в 10 единиц.
- Поле Гостиница заполняется по умолчанию, т.е. указывается та гостиница, которая выбрана на начальной странице в базе. Если данное поле оставить пустым, то Тип ресурса будет считаться “сквозным” и может быть использован в других отелях, если база мультигостиничная).
- В поле Родитель указывается родительская папка, в которую определяется тип ресурса. Если в справочнике нет папок, поле останется пустым.
- В случае, если отель имеет несколько юр. лиц, и существует необходимость связать Тип ресурса с конкретным юр. лицом, то заполняется поле Фирма.
- В поле Лицевой счет - шаблон можно задать шаблон фолио, которое будет создано при бронировании этого Типа ресурса. Чаще всего используется для переопределения стандартного Описания лиц. счета. Если поле не заполнено, при бронировании типа ресурса создастся шаблонное фолио из настроек гостиницы.
- Шаблон описания брони ресурса применяется при выводе на печать Календаря мероприятий, он влияет на формирование описание бронирований, попавших в период печати. Можно указать как конкретный текст, так и применить Автозамену.
Для добавления параметров разверните окно Вставить автозамену и выберите последовательно параметры, которые требуется вывести в печатной версии календаря мероприятий.
По окончании подбора автозамен в поле Шаблон описания брони ресурсов будет отображаться набор параметров для вывода на печать.
Запишите изменения в карточке типа ресурса после заполнения параметров.
Создание и настройка ресурсов
Ресурсы – это справочник объектов, которые предоставляются гостиницей для бронирования.Ресурсами могут быть любые объекты в гостинице, которые доступны для аренды и использования гостями за исключением номерного фонда.
Ресурсы можно разделить на 2 вида:
1. Помещения – конференц-зал, ресторан, лобби.
2. Оборудование и инвентарь – проектор, лыжи, снаряжение.
Стандартно помещения создаются как ресурсы в справочнике Ресурсы, тогда как оборудование и инвентарь добавляются отдельными позициями в справочник Услуги. Допустимы исключения, когда требуется в живом режиме отслеживать доступность ресурса, к примеру, гости могут забронировать горнолыжное снаряжение на выбранное количество часов, тогда для грамотного отслеживания возврата инвентаря рекомендуется заводить его как ресурсы.
В справочнике ресурсы выведены списком с сортировкой по наименованию или коду, без группировки по типу ресурса.
При необходимости вы можете отобрать ресурсы по типу, установив фильтр в верхнем меню.
Для добавления нового ресурса нажмите Создать в верхнем меню.
Рассмотрим параметры в карточке ресурса.
Основные параметры в карточке ресурса
- В поле Наименование заполняется наименование объекта. Например, конференц-зал №1, №2 и т.д.
- Поле Код заполняется кратким наименованием ресурса. К примеру, КЗ1.
- Порядок сортировки рекомендуется заполнять с шагом в 10 единиц.
- Тип ресурса – выбирается тип, к которому относится создаваемый ресурс.
- Поле Гостиница заполняется пол умолчанию. Если поле не заполнено и в вашей базе несколько гостиниц, ресурс будет сквозным для всех отелей.
- Поле Фирма заполняется тогда, когда в гостинице используется мультифирменный учет. Если фирма одна, то поле не заполняется.
- Родитель – заполняется при делении основного ресурса на несколько зон.
в гостинице предоставляется в аренду Зал ресторана. Зал разделен на 2 зоны - Зона для фуршетов и Основная зона. Гости могут забронировать целиком Зал ресторана или одну из зон на выбор. В этом случае в программе заводится 3 ресурса: главный ресурс – Зал ресторана, и два ресурса – Зона для фуршетов и Основная зона, в которых заполняется поле Родитель. Более одного уровня подчинения использовать нельзя.
- Календарь – заполните календарь в ресурсе, по аналогии с тарифами это обязательный параметр. В календаре создаются Типы дней – это временные промежутки, в которые действует определенная цена. Если на цену ресурса не влияют дни недели или сезоны, то календарь заполняется единым типом дня. Календарь может быть единым для всех ресурсов. Нет необходимости создавать свой календарь для каждого ресурса, если тип дня не влияет на стоимость ресурса.
- Поле Примечание и раздел с фото являются справочными параметрами.
Вкладка Параметры
- Переводы наименования – заполняются на русском и английском языках, используются для печатных форм.
- Кол-во человек – максимальная вместимость ресурса. Используется для визуального отображения в графической карте и в отчетах.
- Флаг Показывать максимальное кол-во человек ресурса в шапке графической карты - отвечает за отображение информации в форме Календарь мероприятий. В основном указывается для тех ресурсов, у которых есть ограничение по вместимости.
- Поля Время работы с и до – заполняется расписание работы ресурса (обязательно). Значения в этих полях будут влиять на графическое отображение работы Ресурса в графической форме Календарь мероприятий. Если ресурс работает круглосуточно, устанавливается одноименный флаг.
- Часов 100% загрузки в сутки - общее кол-во рабочих часов Ресурса в сутки с учётом всех перерывов и ограничений. Заполняется в обязательном порядке для корректного расчета загрузки ресурса.
ресурс работает с 10:00 до 23:00, перерыв на обед – 1 час, тогда в поле указывается значение 12 часов.
Вкладка Цены
- Базовая цена за час - в поле можно указать базовую цену за бронирование Ресурса. Она используется для отчетов и может быть выведена в форме Календарь мероприятий, если установлен флаг Показывать цену в шапке графической карты.
- Лицевой счет - шаблон мы рассматривали на этапе настройки типа ресурса. В типе ресурса шаблонный счет указывается тогда, когда для всех ресурсов, относящихся к этому типу, должен применяться один шаблон. Если для каждого ресурса нужен свой шаблонный счет, к примеру, описание счетов отличается, тогда в типе ресурса фолио не заполняем, а указываем его в ресурсе.
- Пакет услуг – заполняется пакет услуг, который будет автоматически добавляться в бронирование при выборе данного ресурса. Основной пакет указывается в поле, если требуется добавить несколько пакетов, то добавьте их списком в таблицу.
Вкладка Разрешенные расстановки
На вкладке Разрешенные расстановки указываются возможные варианты рассадки гостей. Предварительно заполняется справочник Варианты рассадки для последующего использования в ресурсах и бронированиях ресурсов.
Указывается Время на подготовку и Время на разборку мебели для учета временных затрат и их визуального отображения в Календаре мероприятий.
В основном заполняется в тех ресурсах, в которых предполагаются разные комбинации меблировки в помещении, к примеру, конференц-зал, ресторан, лобби и т.д.
Запишите изменения в карточке ресурса.
На этом начальная настройка типов ресурсов и ресурсов завершена.
Настройка цен ресурсов рассмотрена в инструкции по ссылке Цены ресурсов (тонкий клиент, ред.9.2).
Нужна помощь? Напишите нам (support@1chotel.ru) или обратитесь к базе знаний.