В программе 1С:Отель реализована возможность загружать и выгружать документы в систему бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия. Для этих целей предусмотрена дополнительная обработка, которая позволяет проводить ряд операций:
- выгружать из 1С:Отеля в бухгалтерскую программу (далее - БП) счета на оплату покупателям;
- выгружать из 1С:Отеля в БП платежи наличными в документ ПКО и поступления по платежным картам;
- выгружать из 1С:Отеля в БП акты в документ Реализация товаров и услуг;
- загружать в 1С:Отель из БП Поступление на расчетный счет с привязанным счетом на оплату, который загружается из 1С:Отель.
Порядок настройки
1. Опубликовать веб-сервис.
Процедура публикации веб-сервисов доступна по ссылкам в базе знаний:
Публикация веб-сервисов на IIS 7.x, 8.x
Публикация веб-сервисов на Apache 2.2
2. Загрузить обработку в БП.
На момент публикации мануала актуальная версия обработки 5.2.1.
Порядок загрузки обработки в БП:
- Запустите программу 1С:Бухгалтерия. Откройте подсистему Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки.
Добавьте обработку по кнопке Добавить из файла.
В открывшемся диалоговом окне нажмите Выбрать с диска. Тип файла - Внешние отчеты и обработки.
Выберите файл с обработкой на компьютере.
Нажмите ОК для завершения загрузки.
Обработка стандартно закрепляется за определенным разделом или несколькими разделами. К примеру, Продажи и/или Банк и касса.
Для выбора раздела кликните на ссылку Не определено и выберите соответствующий раздел(ы). Нажмите ОК.
Укажите пользователей, у которых будет доступ к обработке. Разверните список пользователей и методом "переноса" или используя стрелки, перенесите пользователей в таблицу справа. Нажмите ОК.
Выберите режим Публикация - Используется. Запишите изменения по кнопке Записать и закрыть.
3. Настроить обработку.
Откройте раздел, в который была прикреплена обработка. В нашем примере - Продажи (подсистема Продажи/Сервис/Дополнительные обработки).
В открывшемся окне нажмите Настроить список.
Установите флаг напротив обработки Обмен данными с 1С:Отель ред.9.2. Нажмите ОК.
Обработка будет добавлена в список. Запустите обработку по кнопке Выполнить.
Укажите фирму в верхней панели, по которой далее будут загружаться и выгружаться документы.
Откройте Настройки в верхней панели. Далее мы отдельно рассмотрим разделы в настройках обмена.
Параметры подключения
В параметрах подключения укажите:
1) Имя сервера публикации - сервер, на котором был опубликован веб-сервис.
2) Порт - порт, на котором доступна публикация. В случае, если идёт обращение к публикации через внешний адрес, например, когда база 1С:Отель и база 1С:Бухгалтерии в разных сетях, то внешние и внутренние порты публикации (перенаправление) должны быть одинаковыми.
3) Имя публикации - стандартно при публикации веб-сервиса для бухгалтерии присваивается имя acc. Важно понимать, что для каждой интеграции рекомендуется создавать свою публикацию веб-сервиса.
4) Логин и Пароль - интеграционный (фоновый) пользователь, созданный на стороне 1С:Отель, для обмена с 1С:Бухгалтерия. Стандартно - acc.
Нажмите Проверить подключение.
Если параметры указаны верно, при проверке подключения должно появиться уведомление об успешной установке соединения с базой.
В этот момент создастся интеграция на стороне 1С:Отель с Кодом внешней системы, который прописывается в настройках обмена в бухгалтерии автоматически.
Код внешней системы является уникальным. Его нельзя менять или удалять в настройках обмена, так как при проверке подключения это приведет к созданию новой интеграции на стороне 1С:Отель.
Банк и касса
В разделе Банк и касса заполняются параметры, которые необходимы для учета кассовых операций, выгружаемых из 1С:Отель.
1) Дата загрузки платежа.
В 1С:Отель в конце смены по каждой кассе формируется документ Закрытие кассовой смены с перечнем платежей, проведенных за смену. Эти документы выгружаются в бухгалтерию.
Дата загрузки платежа - это дата, которая будет установлена у документов Платеж, загруженных в бухгалтерскую программу.
Доступно 3 режима:
- Учетная дата - это дата фактического закрытия кассовой смены. Стандартно используется этот режим.
Важно отметить, что Учетная дата и Дата закрытия смены обычно совпадает, т.к. закрытие кассовой смены происходит перед проведением процедуры Ночной аудит. Если учетная дата и дата закрытия кассовой смена не совпадают, то закрытие смены было проведено после полуночи, но до проведения процедуры Ночной аудит.
- Дата открытия смены.
- Дата закрытия смены.
Режим выбирается бухгалтером гостиницы согласно внутреннему регламенту.
В программе 1С:Отель режимы даты загрузки платежа можно сравнить, открыв документ Закрытие кассовой смены в 1С:Отель (подсистема Фронт-офис/Закрытие кассовых смен).
2) Касса.
В программе предусмотрено 2 методологии ведения учета:
- Приходный кассовый ордер (ПКО). Ведение учета методом начисления предполагает, что в бухгалтерскую программу загружается реализация и делается проводка Дт 62.1, Кт 90. Далее выгружаются платежи в ДТ 50,57 и делается списание в Кт 62.2.
- Отчёт о розничных продажах (ОРП). Ведение учета кассовым методом предполагает, что выгрузка платежей происходит в отчет о розничных продажах. В случае использования этого способа предполагается, что бухгалтер отражает поступившие денежные средства как реализацию в бухгалтерском учёте. При использовании этого метода предполагается, что выгрузка реализации производиться не будет. При загрузке этого документа по проводкам делаются следующие операции:
Дт 50 Кт 62Р
Дт 62Р Кт 90 для наличных оплат
Дт 57 Кт 62Р
Дт 62Р Кт 90 для оплат платежными картами
Мы рекомендуем использовать первый метод ведения учета - ПКО. Также следует отметить, что для каждого документа Закрытие кассовой смены создается свой ПКО (например, к программе подключено 3 кассы, по каждой кассе в конце смены проводится закрытие, в момент выгрузки платежей в бухгалтерскую программу будет сформировано 3 ПКО).
Счет учета указывается в том случае, если платежи выгружаются в ПКО. Стандартно указывается счет 50.
Статья ДДС подставляется в ПКО и указывается для аналитического учета платежей, загруженных из 1С:Отель.
Если требуется для каждого способа оплаты указать счет учета и ДДС в индивидуальном порядке, установите переключатель Расширенные настройки и разверните окно Расширенная настройка счетов учета. Далее заполните таблицу по каждому способу оплаты.
Описание фолио доп.услуг и статья ДДС доп.услуг заполняется для платежей, проведенных в лицевых счетах для доп.услуг, с целью определить их в другую статью ДДС.
Если требуется каждый платеж отражать отдельной строкой при выгрузке из 1С:Отель, установите переключатель Платеж отдельной строкой. Если переключатель не установлен, то платежи будут свернуты по схожим параметрам.
3) Банк.
В разделе доступно 2 опции:
- Загружать платежи со способом оплаты Кредитная карта
- Не загружать платежи со способом оплаты Кредитная карта
Выбор опции остается на усмотрение бухгалтера.
Возвраты
Переключатели Загружать возвраты по кассе и Загружать возвраты по кред.картам устанавливается в том случае, если необходимо автоматически выгружать возвраты в бухгалтерскую программу. Если переключатель не установлен, возвраты грузиться не будут.
При установленном переключателе Загружать возвраты по кассе обязательно заполняется Счет учета и Статья ДДС.
Продажи
Настройки в разделе Продажи отвечают за формирование операций по реализации товаров и услуг.
В разделе доступны следующие переключатели:
- Считать НДС на стороне бухгалтерии.
Если установлен, то при выгрузке актов НДС будет построчно пересчитан согласно настройкам в бухгалтерской программе в документе Реализация товаров и услуг.
Если не установлен, то при выгрузке актов НДС будет рассчитан так же, как он рассчитался на стороне 1С:Отель.
Если переключатель установлен, при загрузке актов будет сформирован документ Реализация товаров и услуг и на его основании счет-фактура.
Если переключатель не установлен, то предполагается, что бухгалтер вручную сформирует счет-фактуру и/или УПД по каждому документу Реализация товаров и услуг.
- Использовать нумерацию актов отеля.
Если установлен, то при выгрузке актов будет сформирован документ Реализация товаров и услуг с внутренним номером в бухгалтерии.
Если не установлен, то при выгрузке актов будет сформирован документ реализации товаров и услуг с тем же номером, с которым он был сформирован в 1С:Отель.
Настройка сворачивания на стороне 1С:Отель производится в карточке услуги на вкладке Печать счетов и чеков.
- Загружать счета за минусом агентского вознаграждения. Эта опция используется в том случае, когда контрагент и агент - одно юридическое лицо, с которым заключен договор об агентском вознаграждении. Счет в 1С:Отель формируется за минусом комиссии. При включенном переключателе такие счета будут загружаться за минусом комиссии, при выключенном - на полную сумму.
Поля Шаблон услуги проживание и Шаблон для остальных услуг заполняются параметрами, которые будут указаны для услуги проживание и других услуг в качестве описания. Это описание наследуется во все документы, которые формируются при выгрузке в бухгалтерскую программу. Список доступных параметров разворачивается по кнопке Выбрать. Последовательность отображения параметров выбирается пользователем и при необходимости корректируется (полностью удаляется по кнопке Очистить или частично корректируется состав параметров).
Туристический налог
Настройки туристического налога детально описаны в инструкции по ссылке Выгрузка декларации по туристическому налогу в систему бухгалтерского учета (тонкий клиент, ред 9.2)
Банковские выписки
В разделе настраивается выгрузка банковских выписок в 1С:Отель.
Банковские выписки можно выгружать в двух вариантах:
1) Платеж контрагента - это платеж, который проводится в Журнале взаиморасчетов на стороне 1С:Отель и не отображается в лицевом счете группы/контрагента. Сверка начислений и оплат производится в отчетах. Обычно платежи контрагента привязываются к группе или контрагенту.
2) Платеж по фолио - это платеж, который проводится в лицевом счете по группе или контрагенту.
Далее указываются Коды способов оплаты в 1С:Отель для платежей от контрагентов и для платежей от физических лиц, т.е. то, каким способом оплаты будет проведен платеж, загруженный из бухгалтерии. Стандартно платежи от контрагентов загружаются со способом оплаты На расчетный счет (от юридического лица), платежи от физических лиц - На расчетный счет (от физического лица).
Коды этих способом оплаты можно посмотреть в 1С:Отель - подсистема Настройки/Ценообразование/Способы оплаты.
Общие настройки
В этом разделе доступны следующие переключатели:
- Сумма включает НДС - переключатель отвечает за формирование итоговой суммы в реализации услуг. Если переключатель выключен, НДС будет добавлен поверх суммы в акте. Если включен, то НДС будет рассчитан из суммы в акте.
- Документ без НДС. Если переключатель установлен, суммы в актах будут рассчитаны без учета НДС.
- Обновлять контактную информацию - переключатель ставится для обновления информации по контрагентам (телефон, email).
- Загружать контрагентов физ.лицо на... Данная опция используется только совместно с включенным режимом Для каждого клиента создавать контрагента - частное лицо в настройках фирмы в 1С:Отель. Переключатель на стороне БП ставится для того, чтобы реализация от контрагентов - частных лиц выгружалась под единым контрагентом. К примеру, Физические лица.
Если на стороне 1С:Отель созданы услуги, в настройках которых установлен флаг Это агентская услуга, то при выгрузке данных (если установлен переключатель) эти услуги будут добавлены в таблицу. В таблице потребуется указать Счет расчетов, Агента и Договор.
Загрузка документов из 1С:Отель
Откройте обработку с обменом между 1С:Отель и 1С:Бухгалтерия - Продажи/Дополнительные обработки (путь, по которому расположена обработка, определяется вами на этапе настройки обработки).
Слева с таблице представлен перечень документов, которые доступны к выгрузке. Мы последовательно посмотрим выгрузку каждого документа на примере.
Выгрузка платежных операций
Откройте в разделе Загрузка из 1С:Отель пункт Банк и касса.
В открывшейся форме укажите:
- Период С и По. В выгрузку попадут только те документы закрытия кассовой смены, у которых учетная дата будет в пределах указанного периода.
- Укажите фирму, по которой будут выгружаться кассовые документы.
Нажмите Обновить для начала загрузки.
Из каждого кассового документа (а также счетов и актов) программа выгружает список услуг, контрагентов, способы оплаты, затем проверяет сопоставления объектов на стороне 1С:Бухгалтерия.
Соответствия устанавливаются для каждой услуги, контрагента и фирмы единожды и запоминается конфигурацией. При попытке загрузить реализацию, счета или кассовые операции обработка выведет соответствующее окно с просьбой заполнить соответствия. Проверьте все вкладки и сопоставьте объекты.
Далее сохраните изменения.
В дальнейшем сопоставления можно проверить в разделе Соответствия объектов на главной странице обмена.
В 1С:Отель данные по соответствиям объектов хранятся в регистре Данные внешних систем взаимодействий. Откройте подсистему Интеграции. Разверните интеграцию с 1С:Бухгалтерия и перейдите в раздел Данные внешних систем взаимодействий. Для корректной выгрузки документов из 1С:Отель в 1С:Бухгалтерия менять и удалять соответствия нельзя.
Нажмите повторно Обновить. В списке появятся документы в разных статусах:
- В статусе Новый отображаются новые документы, которые еще не были загружены в базу БП.
- В статусе Старый отображаются документы, которые уже были ранее загружены в БП.
- В статусе Изменен отображаются документы, которые ранее были загружены в БП, но по ним были внесены корректировки на стороне 1С:Отель. При повторной загрузке измененного документа, по нему не будет создан дубликат, а обновится информация в уже существующем документе.
Какие документы выгружаются со статусом Изменен?
В документе на стороне 1С:Отель есть поле Дата изменения (Изменен), которая равна Дате создания (Дата), если в документ не вносились изменения. Если изменения вносились, то Дата изменения актуализируется.
При загрузке документов проверяется дата изменения, если дата отличается в ранее выгруженном документе, то загрузчик установит у документа статус Изменен.
Установите флаги напротив тех документов, которые вы хотите загрузить в базу бухгалтерии и нажмите Сформировать документы. Всем загруженным документам установится статус Старый.
Выгрузка реализации
Для выгрузки реализации на начальной странице обмена перейдите в раздел Продажи.
В открывшемся окне выберите Период и фирму. Нажмите Обновить.
Сопоставьте объекты, если программа вывела соответствующее окно. Сохраните соответствия.
Повторно нажмите кнопку Обновить. В списке появятся акты в разных статусах: Новый, Изменен и Старый (более подробно про эти статусы описано в предыдущем разделе).
Отметьте флагами те документы, которые необходимо загрузить в БП, и нажмите Сформировать документы.
Вы можете развернуть документ, сформированный на стороне БП в столбце Номер акта БУ, и проверить корректность настроек, которые были внесены на начальном этапе настройки обмена.
Важно отметить, какие именно документы попадают в список в момент загрузки. 1С:Отель выгружает документы не по дате создания, а по дате изменения (это поле в 1С:Отель не редактируется). Данный функционал позволяет отслеживать изменения, которые были внесены в акты, и выгружать эти изменения в базу БП.
Выгрузка счетов
В обработке предусмотрена возможность загрузки счетов на оплату из 1С:Отель в БП.
Сама процедура загрузки выполняется на начальной странице обработки на вкладке Счета покупателям. Порядок действий аналогичен операции загрузки реализации.
Выгрузка декларации по туристическому налогу
В обработке реализована возможность выгрузки декларации по туристическому налогу в базу бухгалтерии.
Более подробно про настройку и процедуру выгрузки написано в инструкции в базе знаний по ссылке:
Выгрузка декларации по туристическому налогу в систему бухгалтерского учета (тонкий клиент, ред 9.2)
Выгрузка банковских выписок в 1С:Отель
Перейдите на начальную страницу обмена в раздел Выгрузка в 1С:Отель / Банковские выписки.
Укажите период выгрузки и фирму. Нажмите Обновить.
В списке будут отображаться банковские выписки, которые доступны для выгрузки в 1С:Отель. Если оплата была ранее выгружена в 1С:Отель, то ей будет установлен статус Старый. Если оплата не была выгружена в 1С:Отель, ей будет установлен статус Новый. Выберите документы для выгрузки, установив флаги, и нажмите Выгрузить документы.
Важные моменты, которые необходимо учитывать при выгрузке банковских выписок.
1. В банковской выписке обязательно должен быть указан реквизит: контрагент, счет или группа гостей, по которой был принят платеж. Чтобы в момент выгрузки платеж был выгружен с корректной привязкой.
2. Все банковские выписки отражаются в Журнале взаиморасчетов на стороне 1С:Отель. При том, если оплата была внесена по счету, то счет будет помечен как оплачен (зеленая иконка рядом со счетом).
Также оплаты по счетам можно отслеживать в реестре счетов.
Нужна помощь? Напишите нам или обратитесь к базе знаний.