Общая информация
Бизнес-блоки широко используются для работы с группами гостей и помогают решить ряд задач:
- Выделить номера для компании или частного лица.
- Забронировать номера в рамках бизнес-блока.
- Создать мероприятие и забронировать ресурс для группы.
- Произвести расчет предполагаемого бюджета.
В более ранних релизах бизнес-блоки рассматривались совместно с квотами и были единственным типом, в рамках которого присутствовала возможность создавать бронирования и мероприятия в самой квоте. Этот функционал выделял их среди других типов квот.
В новых релизах функционал бизнес-блоков был расширен и выделен в отдельный структурный элемент. Во внешний вид формы существенных изменений не вносилось, бизнес-блоки также наполняются параметрами: выделяются номера, создаются группы и мероприятия. Но существует и ряд отличий:
- Появился отдельный справочник Бизнес-блоки. Соответственно, бизнес-блоки и квоты создаются в разных справочниках. Тем не менее, управление и квотами, и бизнес-блоками происходит в единой форме Свободные номера по квотам.
- Расширился список статусов, меняющих подход к созданию бизнес-блока и учету выделенных номеров.
- В бизнес-блоке появился регистр Прогноз продаж, в котором формируется прогноз продаж в зависимости от статуса блока и тарифа.
- В форме Бизнес-блока добавился расчет бюджета, который опирается на регистр Прогноз продаж и кол-во номероночей в блоке.
- Процедура добавления номеров в блок происходит только в форме Свободные номера по квотам.
- Ранее начальное кол-во номеров стандартно устанавливалось на вкладке Кол-во номеров в квоте, далее управление блоком происходило в форме Свободные номера по квотам.
- Появился раздел с Ценами. Он упрощает работу с тарифной сеткой для размещения групп в рамках бизнес-блоков, так как отпала необходимость создавать специальные тарифы под каждый блок.
- Список сотрудников, которые работали с бизнес-блоком, формируются в единую группу Менеджеры.
- Добавилась группа аналитических параметров (Источник, Маркет, Тип клиента, Цель поездки), которые собраны в едином окне Аналитика.
В этой статье мы рассмотрим внешний вид формы и процесс создания Бизнес-блока с примерами групповых бронирований. Детально разберем процедуру управления бизнес-блоками и посмотрим, каким образом формируется бюджет.
Общий вид формы
Справочник Бизнес-блоки расположен в подсистеме Фронт-офис/Бизнес-блоки.
Для работы с бизнес-блоками в наборе прав у сотрудника должно быть установлено право 153 "Есть права управлять бизнес-блоками".
В справочнике нажимаем кнопку Создать для добавления нового элемента.
В открывшемся окне заполняем параметры в верхней части формы:
- Наименование – любое уникальное наименование бизнес-блока.
- Заказчик, агент – если блок создается для контрагента/агента, то укажите его в поле.
- Договор – если с контрагентом заключен договор, условия которого будут распространяться на бизнес-блок, то выберите его из списка договоров, развернув выпадающее окно.
- Период – указывается период, в рамках которого будет действовать бизнес-блок.
- Статус. От выбранного статуса зависит поведение блока: списываются ли выделенные номера из свободного остатка и учитываются ли они в прогнозе продаж.
К выбору доступно 4 статуса:
1) Гарантированный – статус бизнес-блока, который изымает выделенные номера из свободного остатка и учитывает их в прогнозе продаж.
Бронирования, которые создаются в рамках бизнес-блока с таким статусом, имеют гарантированный статус.
Стандартно гарантированный статус ставится в тех случаях, когда бизнес-блок подкреплен договором или предоплатой от контрагента.
2) Негарантированный – статус бизнес-блока схож по функционалу с гарантированным статусом за исключением того, что бронированиям, созданным в таком бизнес-блоке, устанавливается статус негарантированная бронь.
3) Предварительный – статус схож со статусом брони Предварительная бронь.
Номера, выделенные в бизнес-блок с таким статусом, не изымают номера из свободного остатка, но учитываются в прогнозе продаж.
Они отображаются в форме Что свободно под остатком свободных номеров при установленном флаге Показать предварительные.
Брони в блоке с таким статусом не создаются, для создания бронирований предварительно переведите его в статус Негарантированный или Гарантированный.
4) Зарезервированный – статус бизнес-блока, который изымает номера из свободной продажи, но не учитывает их в прогнозе продаж.
Статус используется в том случае, когда для заказчика резервируется блок, не подкрепленный гарантиями, и такие блоки не должны влиять на планируемый доход.
Если гостиница учитывает негарантированные оплатой или договором блоки в прогнозах доходности по проданным номерам, то целесообразно установить бизнес-блоку статус Негарантированный.
Бронирования в бизнес-блоке со статусом Зарезервированный не создаются. Предварительно блок требуется перевести в статус Гарантированный.
- Тариф – укажите тариф, который будет использоваться при создании бронирований в бизнес-блоке и участвовать в расчете прогноза продаж.
Вы можете указать базовый или специальный тариф, общий для контрагентов/агентов и управлять ценами в бизнес-блоке на вкладке Цены.
- Аналитика – группа аналитических параметров разворачивается по ссылке Аналитика.
Заполните Источник и Маркет, опционально – Тип клиента и Цель поездки. Параметры будут наследоваться в бронирования, созданные в бизнес-блоке.
- Менеджеры – по ссылке разворачивается выпадающее окно, в котором доступны к заполнению поля с сотрудниками, ответственными за бизнес- блок: Менеджер бронирования (по забронированным номерам в блоке), Менеджер MICE (по броням ресурсов и мероприятий в рамках блока) и Менеджер, согласовавший цены.
- Разрешения – по ссылке разворачиваются следующие параметры:
1) Флаг Перебронирование запрещено (рекомендуется установить). При установке флага в бронировании нельзя будет забронировать/поселить большее количество номеров, чем выделено в бизнес-блок. При необходимости поселить большее количество гостей, в бизнес-блоке меняется выделенное количество номеров, затем создается бронирование.
2) Флаг Изменение контрагента\договора в брони запрещено. Используется для того, чтобы при бронировании номера в бизнес-блоке нельзя было изменить контрагента и договор (при наличии).
После внесения основных параметров сохраните изменения в бизнес-блоке по кнопке Записать и переходите к добавлению номеров в блок.
Начальное добавление номеров в бизнес-блок
Откройте форму Свободные номера по квотам:
1) Через подсистему Фронт-офис/Свободные номера по квотам.
2) Из бизнес-блока по кнопке Выделенные номера в верхней части формы.
Форма Свободные номера по квотам и основные структурные элементы формы подробно описаны в инструкции в базе знаний по ссылке (support.1chotel.ru/knowledge_base/item/366665).
В настоящей инструкции будет акцентироваться внимание на выделение номеров в бизнес-блок с использованием формы и методы управления блоком без детального рассмотрения элементов.
Для начального добавления номеров в бизнес-блок необходимо:
1.Переключиться в Итоги в верхней части формы Свободные номера по квотам, по ссылке Показать установите режим Начально.
2.В форме управления составом квоты (таблица справа) укажите:
- Период – период может равняться периоду действия квоты или любой временной промежуток в его пределах.
- Дни недели – отметьте дни недели, в которые будут выделяться номера.
Вы можете добавлять номера последовательно, выбирая ограниченный период и дни недели. К примеру, на период с 1.11 по 10.11 в понедельник, среду и пятницу выделить в блок 3 номера, в остальные дни – 4 номера.
- Квоту – укажите бизнес – блок. Несмотря на то, что бизнес-блок выделяется в отдельный структурный элемент, по значению он также относится к квотам.
- Тип номера – выберите тип номера. Если в бизнес-блок требуется установить номера разных категорий, добавьте их последовательно через форму управления составом квот.
- Тариф – укажите тариф, по которому будут добавляться номера в квоту. В дальнейшем по этому тарифу будет производиться расчет прогноза продаж.
3.На вкладке Квота установите переключатель Кол-во номеров. Укажите количество, выберите действие Добавить или Установить. Нажмите Выполнить.
В строке с бизнес-блоком будут отображаться выделенные нами номера на период.
Повторное добавление/изъятие номеров из бизнес-блока
Повторное добавление или изъятие номеров из бизнес-блока осуществляется на вкладке Итоги. По ссылке Показать установить режим Выделено.
В форме управления составом квоты указать Период, Дни недели, Квоту, Тип номера, Тариф.
На вкладке Квота установите переключатель Кол-во номеров. Укажите количество, выберите действие Добавить, Установить или Вычесть. Нажмите Выполнить.
Установка цен в бизнес-блоке
В бизнес-блоке существует возможность устанавливать цены на период. Данная опция позволяет существенно сократить количество специальных тарифов и управлять ценами непосредственно в блоке.
При этом поле тариф можно оставить незаполненным, тогда за основу для расчета будет браться Тариф по умолчанию из Настроек гостиницы.
Важным моментом при установке цен является формирование прогноза продаж и планируемого бюджета. Они формируются с учетом следующих условий:
- Если Тариф в бизнес-блоке не установлен, то прогноз и бюджет будет формироваться по тарифу из Настроек гостиницы.
- Если в бизнес-блоке установлен Тариф, то расчет прогноза и бюджета будет по этому тарифу.
- Если в бизнес-блоке установлен тариф и заданы цены, то расчет будет производиться по ценам из блока (т.е. в бронировании указывается тариф из параметров бизнес-блока, но расчет цены за проживание происходит по ценам с вкладки Цены).
- Если бронирования в блоке созданы по тарифу, отличному от тарифа в бизнес-блоке, или в брони установлены ручные цены за проживание, то бюджет будет формироваться исходя из прогноза продаж по брони.
В блок выделено 10 номеров по тарифу Базовый с завтраком, из них 5 забронировано по тарифу Базовый без завтрака, 5 в свободном остатке, тогда расчет бюджета будет на основе как созданных бронирований, так и оставшихся номеров в квоте.
Процедура установки цен в бизнес-блоке производится двумя способами:
- В бизнес-блоке на вкладке Цены.
Для этого нажмите кнопку Добавить. В строке укажите Период действия цены, Тип номера, Цену и Состав гостей.
- В форме Свободные номера по квотам.
Выберите режим отображения календаря Остатки. В панели справа (форма управления составом квот) укажите Период, Дни недели, бизнес-блок в поле Квота, Тип номера и Тариф.
На вкладке Квота установите переключатель Цена номера и укажите цену, заполните Состав гостей. Нажмите Выполнить.
Нюансы при установке цен:
- Установка цен в форме Свободные номера по квотам более гибкая, так как вы можете на выделенный период выбрать Дни недели и последовательно указывать цены (аналогия с Типами дней в календаре). В форме бизнес-блока нет возможности варьировать цены в зависимости от дней недели, вы можете устанавливать только периоды.
- Таблица с ценами работает по принципу Спецификации цен – если вы устанавливали цены на период несколько раз, то для расчета стоимости проживания будет использоваться последняя созданная строка.
- Если в таблице с ценами несколько строк на один период, то старые бронирования будут рассчитываться по старым ценам, новые – по последней строке на период.
- Если в старых бронированиях в бизнес-блоке требуется произвести пересчет по новым ценам, то следует очистить Дату получения цены в брони.
Создание бронирования в бизнес-блоке
Процедура создания бронирования в бизнес-блоке реализуется в двух вариантах:
1.В Бизнес-блоке.
2.В форме Свободные номера по квотам. Процесс создания бронирования через форму детально описан в инструкции Управление квотой в форме Свободные номера по квотам (support.1chotel.ru/knowledge_base/item/366665).
В настоящей инструкции будет рассмотрен процесс создания бронирования через форму бизнес-блока. Для создания бронирования необходимо:
1.Откройте бизнес-блок на вкладке Бронирования. Нажмите Новая группа.
2.Откроется карточка группы гостей, в которой по умолчанию заполнились поля из бизнес-блока:
- Тип группы – Номера и ресурсы. По умолчанию для бизнес-блоков создаются группы с этим типом. При необходимости выберите другой тип, развернув выпадающий список.
- Статус – наследуется из статуса квоты: негарантированный или гарантированный.
- Период – равен периоду действия бизнес-блока. Период проживания группы можно скорректировать в параметрах по умолчанию или в каждом бронировании в индивидуальном порядке.
- Заказчик.
- Тариф. Можно указать другой тариф, отличный от тарифа, указанного в квоте. Но следует отметить, при смене тарифа в бронировании, прогноз продаж, сформированный ранее на основе выделенных номеров по тарифу из блока, будет отличаться от итогового прогноза доходности.
- Планируемый способ взаиморасчетов – устанавливается из карточки контрагента.
- Квота (бизнес-блок).
Для применения указанных параметров ко всем бронированиям в группе поставьте флаг Применить ко всем документам. Если флаг не установлен, в бронированиях возможно установить другие параметры (планируемый способ взаиморасчетов, аналитику, тариф и т.д).
3. Добавьте бронирования в группу.
Для этого нажмите кнопку Новая бронь на вкладке Брони.
Откроется карточка бронирования, скорректируйте период проживания при необходимости.
Выберите Тип номера, развернув форму Поиска свободных номеров и подходящего тарифа через три точки.
Свободный остаток номеров, выделенных в бизнес-блок, будет отображаться в столбце Остаток в квоте.
Если требуется забронировать номер другой категории, предварительно добавьте номера в бизнес-блок и только потом создавайте бронирование. В ином случае, программа позволит выбрать категорию номера, которая не заложена в бизнес-блок, но не даст записать бронирование.
Внесите ФИО гостя и запишите бронирование.
Если вы создаете бронирование на несколько номеров в одной категории, то укажите кол-во номеров в поле Блок. ФИО гостей и контактные данные указываются после разделения блока на отдельные брони.
Запишите бронирование и вернитесь в карточку группы.
При наличии брони в карточке группы повторное нажатие кнопки Новая бронь отобразит форму быстрого создания брони. Вы можете указать Количество номеров, Тип номера и нажать Создать. Если необходимо создать бронирование в категории на несколько номеров, установите флаг Как блок, в ином случае программа создаст брони отдельными документами в карточке группы.
Откроется карточка бронирования, в которой необходимо заполнить основные параметры по аналогии с предыдущей бронью.
Весь список бронирований в блоке будет указан в карточке группы на вкладке Брони.
Если вы создали бронирование блоком из двух и более номеров, то для разделения блока на отдельные брони необходимо выделить строку с блоком и нажать Разделить в шапке таблицы. Далее выбрать опцию Разделить все номера блока или Выделить N номеров.
Внесите данные гостей.
Для внесения ФИО гостя не обязательно заходить в карточку брони, можно развернуть справочник Клиенты(гости) из карточки группы, нажав кнопку Выбрать рядом с полем Гость.
Или последовательно вносить ФИО гостей, не разворачивая справочник. При том приняв за правило, если гость останавливается впервые, достаточно внести ФИО и нажать Enter. Если гость останавливался в гостинице ранее, введите ФИО и выберите подходящий профайл из выпадающего списка. Это удобно при заполнении данных на большую группу гостей.
Сохраните бронирование по кнопке Записать.
Создание брони ресурса в бизнес-блоке
Запланировать мероприятие в бизнес-блоке (создать бронирование ресурса) можно двумя способами.
1. Новое бронирование ресурса в бизнес-блоке.
Способ удобен в тех случаях, когда у мероприятия нет жесткой привязки к определенной группе. Например, в бизнес-блоке создано несколько групп, для которых запланировано общее мероприятие.
Для создания брони ресурса этим способом необходимо:
1) Открыть бизнес-блок на вкладке Мероприятия и нажать Новая группа.
2) Откроется карточка группы, в которой указывается:
- Тип группы.
Для бронирования ресурса в бизнес-блоке, которое создается отдельно от брони на номера, целесообразно установить Тип группы Только ресурсы, в таком случае группа создается исключительно под мероприятие.
- Статус – стандартно устанавливается статус из бизнес-блока.
- Период – указывается автоматически из бизнес-блока. Скорректируйте период под группу.
Перейдите на вкладку События и нажмите Новая бронь.
В открывшейся форме создания брони ресурса указать:
- Период – введите даты проведения мероприятия, время его начала и окончания.
- Место проведения мероприятия - тип ресурса и ресурс.
- Кол-во человек и Событие.
Событие - это элемент справочника, содержащий одно или несколько мероприятий в рамках одной брони ресурса. Например, регистрация, заседание, кофе-брэйк №1, презентация, кофе-брэйк №2 и т.д. Используется для формирования Функционального листа (заказа на мероприятие), а также для аналитических отчетов.
- В панели справа автоматически из бизнес-блока заполнился Заказчик и аналитические параметры (Источник, Маркет).
- Выберите Тариф или оставьте поле незаполненным, чтобы расчет цены по брони был по тарифу по умолчанию.
В момент, когда вы укажете период и ресурс, программа автоматически заполнит таблицу услугами, которые по умолчанию заданы в ресурсе. При необходимости вы можете скорректировать цену и количество в строке с услугой и добавить дополнительные услуги в бронирование ресурса.
Сохраните изменения в бронировании по кнопке Записать.
Сформируйте Заказ на мероприятие (функциональный лист). Для этого нажмите Печать/Распечатать заказ на мероприятие.
Если в рамках одной группы создано несколько событий, то вы можете распечатать единый функциональный лист. При необходимости скорректируйте отображение событий, указав даты печати.
Записываем и закрываем документ создания брони ресурса после внесения всех параметров.
2) Бронирование номеров и ресурсов в одной группе.
В рамках бизнес-блока создается группа с типом Номера и ресурсы, в которой бронируются номера и добавляются события.
Стандартно такой подход используется, если для каждой группы в бизнес-блоке создается свое событие.
Для создания брони ресурса этим способом необходимо:
1.Зайти в группу, созданную в бизнес-блоке. Для этого в блоке на вкладке Бронирования выделите группу и нажмите Открыть группу.
2.Перейти в раздел События, далее Новая бронь.
3. Задать Период, Тип ресурса и Ресурс. Выбрать Тариф (или оставить поле незаполненным).
Создать бронирование с указанием единой группы можно первым способом через вкладку Мероприятия в форме квоты, но в этом случае нужно вручную прописать в мероприятии номер группы в таблице справа.
Сохраните изменения в брони ресурса по кнопке Записать и закрыть.
Формирование предполагаемого бюджета в бизнес-блоке
В бизнес-блоке появилась опция расчета бюджета, который опирается на следующие факторы:
- Бизнес-блок должен быть в статусе Негарантированный, Гарантированный или Предварительный.
- Расчет бюджета производится по ценам, установленным в блоке, или по Тарифу, который заполнен в параметрах блока. Если тариф и цены не указаны, то расчет будет производиться по ценам Тарифа по умолчанию из Настроек гостиницы.
- Расчет бюджета производится в момент добавления номеров в квоту по цене из настроек в бизнес-блоке. Если вы меняете тариф или добавляете цены в блоке, то необходимо произвести пересчет бюджета.
Форма расчета бюджета расположена в параметрах бизнес-блока.
В форме рассчитываются следующие показатели:
- Номероночи (в бизнес-блоке) – кол-во добавленных в бизнес-блок номеров на определенный период.
- Состав гостей для расчета бюджета – устанавливается стандартное значение кол-ва взрослых из тарифа. Если расчет требуется производить по другому составу гостей (к примеру, на 2 взрослых и 1 ребенка), то установите значение вручную и пересчитайте бюджет под указанное значение.
- Средняя цена номера (ADR) – рассчитывается по формуле – Сумма за проживание/Номероночи.
- Сумма за проживание – формируется из прогноза продаж по выделенным номерам на период.
- Сумма за MICE – формируется из прогноза продаж по бронированиям ресурсов.
- Итого бюджет – рассчитывается по формуле - Сумма за проживание + Сумма за MICE.
Примеры бизнес-блоков
Создать бизнес-блок Конференция Буревестник с 1.12 по 15.12. В блок выделяется 5 номеров категории Standard с 1.12 по 5.12 и с 7.12 по 15.12 по тарифу Гостиничный с завтраком с фиксированной ценой 3000 рублей для одноместного размещения и 3200 для двухместного. Номера предоплачены. В рамках бизнес-блока создается событие – конференция на 3.12 и 10.12.
Решение:
Создаем бизнес-блок и заполняем начальные параметры – Наименование, Период, Статус (Гарантированный), Тариф и Аналитику.
В форме Свободные номера по квотам выделяем номера в блок.
Последовательно добавляем номера на 2 периода в режиме Остатки.
Переходим на вкладку Цены и добавляем цены для одноместного и двухместного размещения.
На вкладке Бронирования создаем бронирование по кнопке Новая группа.
В открывшейся карточке группы выбираем Тип группы Номера и ресурсы. Создаем бронирования на 5 номеров с 1.12 по 5.12 и с 7.12 по 15.12 по кнопке Новая бронь. При необходимости разделяем блок на отдельные номера и заполняем ФИО гостей.
Переходим на вкладку События и нажимаем Новая бронь.
Указываем начальные параметры – Событие, Период, Тип ресурса и Ресурс.
Так как в нашем примере бронируется конференц-зал на 2 даты, то целесообразно будет создать 2 брони ресурса.
Записываем изменения в группе.
Создать бизнес-блок Красная цена, в который выделяется 10 номеров категории Standard с 20.09 по 30.09 по тарифу Гостиничный с завтраком. От заказчика нет гарантии на выделенные номера и гостиницей принято решение не учитывать номера в прогнозе продаж.
Решение:
Создаем бизнес-блок, указываем Период действия блока, Заказчика, Статус (Зарезервированный), Аналитику.
Выделим номера в бизнес-блок в форме Свободные номера по квотам.
Для этого в панели справа (в форме управление составом квоты) указать начальные параметры – Период, Дни недели, бизнес-блок в поле Квота, Тип номера, Тариф.
На вкладке Квота укажите кол-во номеров. Нажмите Выполнить.
Таким образом, мы выделили номера в бизнес-блок в статусе Зарезервированный, который изымает номера из свободной продажи, но не учитывает их в прогнозе продаж.
После подтверждения бизнес-блока заказчиком или внесения оплаты, статус блока переводится в Гарантированный и создаются бронирования.
Нужна помощь? Напишите нам (support@1chotel.ru) или обратитесь к базе знаний.