В программе 1С:Отель ранний заезд и поздний выезд можно настроить несколькими способами:
1. В рамках услуги проживания.
2. Отдельными услугами. Используется в следующих случаях:
Расчет услуг раннего заезда и позднего выезда считается с разного расчетного часа.
Фиксированная стоимость услуг раннего заезда/позднего выезда – почасовая или утвержденная цена.
Ранний заезд и поздний выезд должны фигурировать в отчетных документах как отдельные услуги (счетах, актах и т.д)
Ранний заезд и поздний выезд должны фигурировать в аналитических отчетах отдельными услугами.
Рассмотрим оба варианта настройки.
Настройка раннего заезда и позднего выезда в рамках услуги проживания.
Настройка услуг раннего заезда и позднего выезда этим способом удобна в том случае, когда стоимость услуг должна рассчитываться из услуги проживания от цен, которые указаны в тарифе. Например, стоимость проживания в номере Комфорт равна 3000 рублей в сутки, задержка выезда в номере до 18 часов будет равна половине стоимости номера, т.е.1500 рублей.
Настройка услуг производится в справочнике Правила вычисления количества услуг – это правила, по которым происходит расчет услуг от заданных параметров. Для настройки перейдите в подсистему Настройки/ Ценообразование/ Правила вычисления количества услуг.
Для расчета услуг раннего заезда и позднего выезда настройка проводится в правиле вычисления кол-ва услуги Проживание.
1. Настройка раннего заезда
Расчет раннего заезда происходит от расчетного часа, указанного на вкладке Общие правила. Стандартно указывается расчетный час равный 12.00.
Переходим на вкладку Правила расчета раннего заезда и рассмотрим параметры для расчета.
Время бесплатного раннего поселения в часах. Данный параметр отвечает за то, на какое кол-во часов гостю предлагается поселиться в номер бесплатно. Например, расчетный час в гостинице 12.00, тогда при заезде гостя в номер в 11, дополнительный час будет бесплатным.
Увидеть начисление раннего заезда можно в плане транзакций в поле Сумма, Кол-во и в Примечаниях.
Важно! Нужно понимать, что расчетный час (12:00) и стандартное время заезда в гостиницу (14:00) - это разные параметры. Если вам необходимо, чтобы расчет раннего заезда производился от стандартного времени заезда, то лучшим вариантом будет создать ранний заезд отдельной услугой и указать расчетный час на вкладке Общие правила равным 14:00.
Время почасового раннего поселения в часах. Этот параметр заполняется в том случае, если расчет раннего заезда происходит по часам до определенного времени, указанного в параметре. Например, расчетный час в гостинице 12:00, время почасового раннего поселения в часах равно 3, тогда при заезде гостя с 9 до 12 ему будет начисляться ранний заезд по часам (расчет происходит по следующему правилу: стоимость номера за сутки/24*на кол-во часов).
Время раннего заезда на четверть суток в часах. Указывается кол-во часов до расчетного часа для расчета раннего заезда на четверть суток. Например, расчетный час 12:00, время раннего заезда на четверть суток указано 6, тогда исходя из наших настроек с учетом указанных параметров с 6:00 до 08:59 будет начисляться ранний заезд на четверть суток.
Время полсуточного раннего поселения в часах. Указывается кол-во часов до расчетного часа для расчета раннего заезда на полсуток. Например, расчетный час 12:00, время полсуточного поселения равно 12, тогда исходя из заданных нами параметров с 00:00 до 05:59 ранний заезд будет рассчитываться как половина суток.
Флаг Начислять сутки при раннем заезде ставится в том случае, когда необходимо начислять ранний заезд равным стоимости проживания за сутки. Начисление суток при раннем заезде будет рассчитываться от последнего заполненного параметра в таблице сверху вниз.
Например, в таблице указано Время раннего заезда на четверть суток равным 6 часам. При установленном флаге Начислять сутки при раннем заезде с 00:00 до 5:59 будут начисляться сутки за ранний заезд. Если флаг не установлен, то начисления за ранний заезд в указанный промежуток не будет.
Проверим настройку, создав бронирование.
Флаг Первые сутки проживания строго от расчетного часа устанавливается для фиксации расчетного часа в брони\размещении. Если флаг установлен, то при заезде гостя раньше расчетного часа программа начислит стоимость суток и ранний заезд. Если флаг не установлен, то время выезда гостя будет устанавливаться равным времени заезда гостя. Ранний заезд начислен не будет. Будет начислена услуга «Проживание» без дополнительных начислений.
Например, гость заехал в 6:00, до 6:00 следующего дня проживание будет начислено без учета раннего заезда.
В качестве примера настройки раннего заезда возьмем следующий кейс:
при заезде гостя в номер с 5:00 до 12:00 расчет раннего заезда производится в размере половины стоимости суток, если гость заехал раньше 5:00, то с гостя взимается полная стоимость суток.
Для решения этой задачи необходимо определить кол-во часов от расчетного часа для заполнения параметра Время полсуточного раннего поселения в часах. В нашем примере кол-во часов равно 7. Для начисления суток за заезд раньше 5:00 устанавливается флаг Начислять сутки при раннем заезде и Первые сутки проживания строго от расчетного часа.
Тогда при заезде гостя с 5:00 ему будет начислено полсуток за ранний заезд.
При заезде раньше 5:00, программа начислит дополнительные сутки за ранний заезд.
2. Настройка позднего выезда.
Настройка позднего выезда происходит от расчетного часа. Стандартно указывается расчетный час равный 12:00.
Для настройки позднего выезда перейдите в Правило вычисления кол-ва услуги Проживание. На вкладке Правила расчета задержки выезда указываются следующие параметры:
Время бесплатной задержки в номере в часах – указывается время бесплатной задержки выезда от расчетного часа. Например, расчетный час равен 12:00, время бесплатной задержки – 1 час, тогда с 12:00 до 13:00 гость может находиться в номере бесплатно.
Время почасовой задержки в номере в часах – указывается кол-во часов от расчетного часа для расчета почасовой задержки в номере. Например, расчетный час до 12:00, время почасовой задержки равно 3, тогда с учетом бесплатной задержки в часах с 13:01 до 15:00 программа будет рассчитывать задержку в номере по часам по формуле «стоимость номера за сутки/24*кол-во часов).
Время задержки на четверть суток в номере в часах – указывается кол-во часов от расчетного часа, от которого будет производиться расчет позднего выезда на четверть суток. Например, расчетный час равен 12:00, время задержки на четверть суток равно 6, тогда с учетом предыдущих параметров с 15:01 до 18:00 будет рассчитываться стоимость позднего выезда равное четверти суток.
Время задержки на пол суток в номере в часах. Указывается кол-во часов от расчетного часа для расчета задержки выезда на полсуток. Например, расчетный час равен 12:00, время задержки на полсуток равно 8 часам, тогда с учетом предыдущих параметров с 18:01 до 20:00 будет рассчитываться пол суточная задержка выезда.
Флаг Начислять сутки при задержке выезда ставится в том случае, когда необходимо начислить сутки при задержке выезда от определенного часа. Расчет производится от последнего заполненного параметра. Например, в параметрах указано Время задержки на пол суток в часах равное 8 часам, тогда с 20:01 будут начисляться сутки за задержку выезда, если установлен рассматриваемый флаг.
Флаг Первые сутки проживания строго до расчетного часа устанавливается для фиксации расчетного часа.
Если флаг не установлен, то время выезда в размещении будет установлено равным времени заезда и расчет позднего выезда будет производиться от этого времени.
Если флаг установлен, то время выезда будет установлено равным расчетному часу независимо от времени заезда гостя и расчет позднего выезда будет производиться от расчетного часа.
Возьмем следующий кейс в качестве примера расчета стоимости позднего выезда:
Поздний выезд в гостинице рассчитывается по часам с 12:00 до 18:00, с 18:00 гостю будут начислен поздний выезд равный стоимости суток.
В этом случае указывается кол-во часов в параметре Время почасовой задержки в номере в часах равное 6 часам. Для начисления суток с 18:00 устанавливается флаг Начислять сутки при задержке выезда и Первые сутки проживания строго до расчетного часа.
Поздний выезд с почасовой оплатой будет выглядеть так:
Поздний выезд с начислением суток за задержку в номере позднее 18:00 будет выглядеть так:
Настройка раннего заезда и позднего выезда отдельными услугами.
Настройка раннего заезда этим способом производится путем создания отдельных услуг Ранний заезд и Поздний выезд. Тогда в услуге Проживание вкладки Правила расчета раннего заезда/позднего выезда остаются незаполненными.
Настройка раннего заезда/позднего выезда проводится в два этапа:
1 этап – создание услуг Ранний заезд и Поздний выезд и настройка параметров расчета в Правилах вычисления кол-ва услуг.
2 этап – добавление услуг в тариф.
Разберем детально каждый этап настройки.
1 этап.
1. Создаем услугу Ранний заезд/Поздний выезд в справочнике Услуги (путь: подсистема Тарифы/Услуги) по кнопке Создать.
2. В услуге указываются основные параметры: Код, Наименование, Порядок сортировки, Родительская группа (по желанию).
На вкладке Основные параметры стандартно устанавливаются флаги По умолчанию это доход от продажи номером, По умолчанию входит в цену. Эти флаги отвечают за включение услуг Ранний заезд/Поздний выезд в доход от продажи номеров, а также за сворачивание услуг при печати в услугу Проживание. Флаг Используется только для расчета дохода за проживание ставится для того, чтобы рассматриваемые услуги не увеличивали загрузку.
На вкладке Учетные параметры указывается Правило вычисления кол-ва для Раннего заезда/Позднего выезда.
Создать Правило вычисления кол-ва услуг можно непосредственно в услуге, для этого разверните выпадающее окно и нажмите Выбрать, или в справочнике Правила вычисления кол-ва услуг (путь: Настройки/Ценообразование/Правила вычисления кол-ва услуг).
ВАЖНО! Если для услуги действует несколько Правил вычисления кол-ва, то вы можете не заполнять поле с правилом в услуге. Тогда на этапе добавления услуг в тариф вы можете указать услугу и нужное Правило вычисления кол-ва в Спецификации цен.
3. В Правиле вычисления кол-ва услуг заполнить следующие параметры:
На вкладке Общие правила указать:
- Алгоритм. Для раннего заезда – «Ранний заезд (на дату заезда)» или «Ранний заезд (на дату предшествующую дате заезда)». Разница в алгоритмах заключается в учетной дата у услуги ранний заезд – дата совпадает с учетной датой первых суток проживания или дата устанавливается на сутки раньше.
Для позднего выезда – «Поздний выезд».
- Расчетный час – стандартно устанавливается 12:00.
- Период услуги в часах – стандартно указывается 24 часа.
Для услуги Ранний заезд на вкладке Правила расчета раннего заезда указываются параметры расчета (подробно про параметры на вкладке Правила расчета раннего заезда описано в предыдущем способе настройки раннего заезда).
Для услуги Поздний выезд на вкладке Правила расчета позднего выезда указываются параметры расчета (подробно про параметры на вкладке Правила расчета позднего выезда описано в предыдущем способе настройки позднего выезда).
2 этап.
Добавление услуг Ранний заезд и Поздний выезд возможен в двух вариантах:
Ранний заезд и Поздний выезд указываются в настройках тарифа на вкладке Цены/Услуги по умолчанию. Расчет услуг происходит из услуги Проживание.
ВАЖНО! Если указаны Услуги по умолчанию в тарифе на вкладке Цены, то в Спецификации цен столбец с услугами будет скрыт, т.е. в спецификации цен указываются только цены услуги Проживание для всех категорий номеров. Расчет услуг Ранний заезд и Поздний выезд будет происходить по правилам вычисления кол-ва от цены услуги Проживание.
Возьмем следующий кейс в качестве примера.
Ранний заезд рассчитывается по часам с 06:00 до 12:00, при заезде гостя раньше 6:00 ему будут начислены сутки за ранний заезд. В день выезда гостю дается 1 час бесплатного пребывания в гостинице, далее поздний выезд с 13:00 до 18:00 рассчитывается как половина стоимости суток. В гостинице Ранний заезд и Поздний выезд считаются отдельными услугами, они указаны в тарифе на вкладке Цены как Услуги по умолчанию.
Решение:
1. Создаются отдельные услуги Ранний заезд и Поздний выезд, которые указываются в тарифе как Услуги по умолчанию.
2. Для раннего заезда в Правилах вычисления кол-ва указываются следующие параметры:
Для позднего выезда указываются следующие параметры:
3. Создадим бронирование для проверки.
В Плане транзакций мы видим, что программа посчитала заезд с 10:00 по часам (по формуле «стоимость суток/24*кол-во часов до расчетного часа»), поздний выезд в 14:00 как половина стоимости суток.
2. Ранний заезд и Поздний выезд настраиваются в Спецификации цен в тарифе.
Этот вариант удобен в том случае, если расчет услуг Ранний заезд и Поздний выезд производится от некой фиксированной цены, отличной от цены услуги Проживание.
В качестве примера возьмем следующий кейс:
Стоимость проживания в категории Комфорт равна 2000 рублей, стоимость раннего заезда равна 1800 рублей, ранний заезд с 06:00 до 12:00 рассчитывается как половина от фиксированной цены, т.е. 900 рублей, раньше 6:00 рассчитывается по полной стоимости. Тогда настройка Правила вычисления кол-ва для раннего заезда будет следующей:
Далее мы добавляем услугу Ранний заезд в Спецификацию цен, указываем цену и Правило вычисления кол-ва.
Проверим правильность настройки, создав бронирование:
Сложные варианты настройки услуг Ранний заезд и Поздний выезд.
Стоимость услуг Ранний заезд и Поздний выезд рассчитывается фиксированной ценой в час.
Стоимость и способ расчета услуг Ранний заезд и Поздний выезд разнится в зависимости от времени заезда/выезда гостя.
Рассмотрим каждый вариант настройки.
1. Стоимость услуг рассчитывается фиксированной ценой в час.
Например, ранний заезд в гостинице рассчитывается по часам с 06:00 до 12:00, стоимость часа 200 рублей, заезд раньше 06:00 – стоимость суток проживания в номере.
Тогда в Правиле вычисления кол-ва для услуги Ранний заезд указываются следующие настройки: Время почасовой задержки в номере в часах = 6, устанавливается флаг Первые сутки строго от расчетного часа, флаг Начислять сутки при раннем заезде НЕ устанавливается.
Для начисления стоимости суток с 18:00 в Правиле вычисления кол-ва услуги Проживание указывается следующая настройка: Время бесплатного раннего поселения в часах = 6 (т.е. время раннего заезда, которое будет рассчитываться по часам), устанавливаются флаги Начислять сутки при раннем заезде и Первые сутки проживания строго от расчетного часа.
Переходим в тариф на вкладку Спецификация цен и добавляем услугу Ранний заезд в табличную часть. Цена указывается из расчета: стоимость часа*24 ч, т.е. для нашего примера 200руб*24 = 4800 рублей.
Создадим бронирование для проверки.
В плане транзакций мы видим, что программа посчитала заезд в 10:00 равным заезду на 2 часа = 200*2 = 400р.
Создадим бронирование с заездом ранее 06:00.
В плане транзакций мы видим, что программа посчитала ранний заезд в 5:00 равным полной стоимости суток.
2. Стоимость и способ расчета услуг Ранний заезд и Поздний выезд разнится в зависимости от времени заезда/выезда гостя.
Например, поздний выезд рассчитывается по часам с 12:00 до 16:00 – 200 рублей в час, с 16:01 до 18:00 – половина стоимости суток, с 18:01 – стоимость суток.
Для решения данного примера необходимо создать два Правила вычисления кол-ва для услуги Поздний выезд – почасовое и полсуточное.
Настройки почасового позднего выезда будут следующими: указывается Время почасовой задержки в номере в часах равное 4, устанавливаем флаг Первые сутки проживания строго до расчетного часа.
Настройки полсуточного позднего выезда будут следующими: указывается Время бесплатной задержки в номере в часах – 4 часа (это время почасового расчета раннего заезда), Время задержки на полсуток в номере в часах – 6 часов, устанавливаются оба флага.
В спецификации цен указываем услугу Поздний выезд:
- для расчета почасового позднего выезда указывается цена по формуле – стоимость часа 200 руб*24ч = 4800 рублей для нашего примера.
- для расчета полсуточного позднего выезда указывается цена услуги Проживание.
Проверим настройки, создав бронирование.
Гость выезжает в 14:00, согласно нашего примера гостю должно начислиться 2 часа позднего выезда.
Гость выезжает в 17:00, согласно нашего примера гостю должна начислиться стоимость половины суток.
Гость выезжает в 18.30, согласно нашего примера ему должна начислиться стоимость суток.
